Setelah sibuk berkutat dengan banyaknya imtihan amal sanah (Ujian Harian, MidTest, dst.), akhirnya ada sedikit waktu jeda. Lihat blog postingan terakhir tanggal 31 Oktober, wih ternyata sudah sebulan lamanya terbengkalai blog ini. Hehe, ya sudahlah mau gimana lagi? Mumpung ada waktu, yuk mari kita lanjutkan catatan perjalanan kita....
Di postingan sebelumnya sudah saya jelaskan tentang pengumuman penerimaan (dan pentingnya sabar menghadapi 'berondongan' pertanyaan "kapan pengumuman?" hehe). Jadi setelah nama anda tercantum sebagai penerima beasiswa maka bersegeralah untuk memenuhi persyaratan-persyaratan sesuai ketentuan. Lho bukannya sudah saat pendaftaran online? Iya sebagian memang sudah, tapi apa sudah sesuai ketentuan? SKCK sudah dari kepolisian? Hasil medical check up dari klinik yang ditentukan? Isy'ar Qobul udah? Surat Rekomendasi dari Depag? Dengan kata lain dokumen yang anda upload saat pendaftaran online anggap saja dokumen awal dalam bentuk data. Sekarang kita akan siapkan dokumen dalam bentuk fisiknya alias KERTAS karena nantinya akan diminta lagi saat proses muqobalah di UIM.
Buat 'JarKom' dan Tunjuk Ketua Angkatan
Setelah nama diumumkan biasanya para penerima beasiswa akan berusaha berkumpul berbagi informasi. Alhamdulillah di zaman sekarang kita bisa manfaatkan WhatsApp, Facebook, dsb untuk membuat 'jarkom' alias jaringan komunikasi. Jarkom ini sangat membantu untuk berbagi informasi, entah informasi yang berkaitan dengan persiapan dokumen maupun informasi keberangkatan. Khususnya bagi kawan-kawan yang berasal dari pelosok dan seberang pulau, jarkom ini sangat bermanfaat agar tidak membuang-buang waktu, tenaga, dan harta (anda tidak mau kan sudah jauh-jauh datang ke Jakarta untuk persiapan berangkat, ternyata begitu sampai di Jakarta waktu keberangkatan masih lama atau ternyata ada dokumen yang tertinggal di rumah?). Angkatan anda belum ada jarkom-nya? Segera tunjuk ketua angkatan dan buat jarkom!
Hubungi Jam'iyyah Arrahmah
Jam'iyyah Arrahmah adalah sebuah lembaga sosial yang bergerak di bidang dakwah serta penyaluran bantuan sosial. Diketuai oleh Ust. Abdullah Sa'id Baharmus, lembaga ini sudah membantu koordinasi keberangkatan calon mahasiswa UIM semenjak tahun 1987 (Jadi InsyaAllah sudah berpengalaman). Nah silahkan hubungi Jam'iyyah Arrahmah (Jl. Cipinang Muara Raya no 29 RT001/RW003 Jatinegara, Jakarta Timur) untuk koordinasi pengurusan dokumen lebih lanjut.
Anda ingin mengurus keberangkatan sendiri? tidak masalah, anda tidak harus mengurus keberangkatan anda melalui JR (Jam'iyyah Arrahmah). Anda bisa mengurus sendiri keberangkatan anda namun anda harus siap dengan segala resikonya, karena anda nanti harus melewati berbagai macam birokrasi baik di pemerintahan Indonesia maupun kedubes Arab Saudi. Anda bisa saja dipungut biaya tambahan, dilempar kesana-kemari, ditolak, bahkan bisa jadi malahan tidak jadi berangkat. Saya sarankan serahkan saja pada yang sudah berpengalaman hehe.
Siapkan Dokumen
Setelah ada koordinasi dengan JR, maka anda diminta untuk segera mengumpulkan dokumen-dokumen yang diperlukan seperti :
1. Paspor (Dengan nama yang terdiri dari 3 kata, kalau nama anda kurang dari 3 kata tambahkan nama bapak. Misal seperti saya: Syarif Hidayatulloh hanya terdiri dari 2 kata maka saya tambahkan nama bapak saya sehingga menjadi Syarif Hidayatulloh Syai)
2. Ijazah+Daftar Nilai
3. Foto 4x6 berwarna, background terang, sebanyak 30 lbr (kok banyak? iya sebagai persiapan kalau sewaktu-waktu butuh, baik di Indonesia maupun nantinya di Madinah)
4. Isy'ar Qobul
5. Akte Kelahiran
6. SKCK dari kepolisian (baik dari polda atau polsek bisa)
7. Rekomendasi depag
8. Rekomendasi dari lembaga atau tokoh (2 buah)
Semua di copy 3 set atau lebih juga boleh (kecuali foto lho) sebagai persiapan sewaktu-waktu dibutuhkan. Nah semua dokumen tadi diterjemahkan ke bahasa Arab di penerjemah resmi tersumpah dan untuk ijazah serta akte kelahiran setelah diterjemahkan harus dilegalisir oleh Dephukham, Deplu, Catatan Sipil, dan Dubes Saudi Arabia. Ribet? Memang tapi tenang saja JR siap membantu mengurus semua. Anda cuma diminta untuk mengumpulkan dokumen-dokumen yang diminta dan biaya yang diperlukan untuk pengurusan.
 |
| Rincian Biaya yang Harus Dibayar (Pada Tahun Keberangkatan Saya) |
 |
| Halaman Legalisir yang bikin penerjemahan lama dan mahal |
Maka segeralah mengurus dokumen, semakin cepat anda mengumpulkan semakin cepat proses pengurusan dan semakin cepat anda berangkat -InsyaAllah-
Medical Check Up
Seperti layaknya bepergian ke luar negeri, anda harus dipastikan dulu terbebas dari penyakit berbahaya menular. Untuk persyaratan keberangkatan maka anda diharuskan untuk medical check up terlebih dahulu di klinik yang ditentukan. Pada tahun-tahun sebelumnya setelah selesai masalah administrasi maka diberi surat pengantar medical check up langsung ke klinik yang ditentukan. Namun pada tahun keberangkatan saya, sistemnya sudah dirubah. Prosedur MCU (Medical Check Up) sekarang lebih ribet sedikit.
1. Setelah mendapat surat pengantar dari JR maka diminta untuk pergi ke kantor GAMCA di gedung Binawan Lt. 2 (Jalan Kalibata Ujung, Cawang, Jakarta Timur) untuk mendaftar pelaksanaan MCU. Siapkan FC paspor, 4 lbr foto, dan uang sebesar 1.000.000 rupiah. Setelah selesai membayar anda akan diberi surat pengantar MCU ke klinik yang ditentukan (biasanya sih Salamat Medical Center). Setelah selesai mendaftar, tunggu untuk proses pengambilan foto dan sidik jari.
2. Surat pengantar dari GAMCA difoto kopi 2 lembar untuk diserahkan ke JR. Karena surat aslinya akan diminta di klinik. Lanjut ke proses MCU di klinik yang tertera pada surat pengantar.
3. Di klinik nantinya akan diperiksa macam-macam, mulai dari tinggi berat badan, tensi, tes darah, X-ray, sampai tes urine. Hasil tes bisa dicek keesokan harinya via telepon. Apabila sehat (FIT) maka syukur alhamdulillah namun jika dinyatakan tidak sehat (UNFIT) maka silahkan konsultasi ke dokter klinik.
Usahakan sebelum MCU untuk menjaga kesehatan, sering olahraga, dan perbanyak minum susu (katanya sih membersihkan tubuh hehe, tapi ga ada salahnya dicoba). Hasil UNFIT kadang hanya karena masalah sepele, semisal saya UNFIT gara-gara mata minus, ada juga yang UNFIT gara-gara alergi. Tapi jangan buru-buru protes dulu itu memang standar prosedural dari MCU, apabila ada masalah kesehatan sedikit saja maka dianggap UNFIT. Namun untuk masalah kesehatan sepele semacam ini pihak JR akan membuat surat pengantar nantinya. Adapun penyakit yang menghalangi keberangkatan adalah penyakit berbahaya menular semisal HIV/AIDS, hepatitis, TBC, dsb. Di tahap ini banyak calon mahasiswa yang gugur karena mengidap penyakit berat. Bahkan saya dengar cerita seorang calon mahasiswa yang begitu tahu ia diterima di UIM, langsung ia keluar dari kampusnya. Namun -qadarullah- ia gagal lolos di MCU karena mengidap penyakit hepatitis. Maka saya sarankan bagi yang sedang menempuh studi di universitas lain supaya mengambil cuti saja, untuk berjaga-jaga apabila terjadi hal yang tak diinginkan.
4. Sesudah MCU serahkan surat dari GAMCA dan bukti pembayaran klinik ke pihak JR untuk pengambilan hasil. Pengambilan hasil akan dilakukan oleh pihak JR.
Menunggu (lagi)
Sesudah melengkapi semua dokumen yang diperlukan dan setelah hasil FIT dari MCU anda 'dipaksa' menunggu lagi. Yup MENUNGGU LAGI. Menunggu proses penerjemahan dokumen dan legalisirnya di berbagai instansi terkait. Biasanya proses ini memakan waktu yang cukup lama karena berbagai sebab. Nah di proses ini kesabaran kita diuji lagi. Setelah penasaran menunggu pengumuman, sekarang was-was menunggu keberangkatan. Pertanyaan bertubi-tubi datang kembali, dari yang sebelumnya "kapan pengumuman?" menjadi "kapan berangkat?". Rasa antusias dan tak sabar dari beberapa calon mahasiswa menjadi-jadi. Disini ketua angkatan berperan penting sebagai perantara pihak JR dengan calon mahasiswa. Ketua angkatan harus terus memantau perkembangan pengurusan dokumen dan berkomunikasi dengan pihak JR sebagai wakil dari teman-temannya yang lain. Hal ini dilakukan supaya teman-teman calon mahasiswa lain tidak 'menggangu' Ust Baharmus maupun pihak JR terus-terusan. Coba bayangkan apabila setiap orang menelepon atau mengirim sms menanyakan kabar proses pengurusan kepada Ust Baharmus maupun pihak JR sementara calon mahasiswa sendiri berjumlah 100 lebih? capek pastinya. Dan tentunya Ust Baharmus beserta pihak JR juga memiliki kesibukan lain, maka hendaknya ketua angkatan sebagai wakil dari teman-temannya terus meng-update informasi terbaru dari JR.
Akhirnya...
Penantian sekian lama dalam ketidak jelasan status kita, bosan menunggu, lelah ditanya "kapan berangkat?", Allah memberi jalan keluar...
Setelah semua proses selesai maka pihak JR menginformasikan tentang keberangkatan. Sehari sebelum keberangkatan biasanya diadakan technical meeting dengan Ust Baharmus dan pihak JR, entah itu di hotel atau gedung pertemuan (akan diinformasikan) untuk membahas masalah teknik keberangkatan. Di meeting itu juga akan diserahkan kembali berkas-berkas yang kita kumpulkan beserta terjemahannya beserta tiket pesawat (simpan baik-baik jangan sampai hilang). Meeting berlangsung dari pagi sampai sore (tenang..ada makan-makan kok hehe).
Sebelum berangkat ke Jakarta persiapkan semuanya dengan baik, karena anda tidak cuma pergi ke luar kota namun anda pergi ke luar negeri!
(Bersambung lagi.....)
Mohon maaf
Perlu diperhatikan bahwa catatan ini dibuat berdasarkan pengalaman penulis, sehingga penulis tidak bertanggung jawab apabila ada perubahan sistem maupun tambahan biaya pada pengurusan tahun berikutnya...
 |
| (Atas) Surat Pengantar dari GAMCA (Bawah) Bukti Pembayaran dari Klinik |
3. Di klinik nantinya akan diperiksa macam-macam, mulai dari tinggi berat badan, tensi, tes darah, X-ray, sampai tes urine. Hasil tes bisa dicek keesokan harinya via telepon. Apabila sehat (FIT) maka syukur alhamdulillah namun jika dinyatakan tidak sehat (UNFIT) maka silahkan konsultasi ke dokter klinik.
Usahakan sebelum MCU untuk menjaga kesehatan, sering olahraga, dan perbanyak minum susu (katanya sih membersihkan tubuh hehe, tapi ga ada salahnya dicoba). Hasil UNFIT kadang hanya karena masalah sepele, semisal saya UNFIT gara-gara mata minus, ada juga yang UNFIT gara-gara alergi. Tapi jangan buru-buru protes dulu itu memang standar prosedural dari MCU, apabila ada masalah kesehatan sedikit saja maka dianggap UNFIT. Namun untuk masalah kesehatan sepele semacam ini pihak JR akan membuat surat pengantar nantinya. Adapun penyakit yang menghalangi keberangkatan adalah penyakit berbahaya menular semisal HIV/AIDS, hepatitis, TBC, dsb. Di tahap ini banyak calon mahasiswa yang gugur karena mengidap penyakit berat. Bahkan saya dengar cerita seorang calon mahasiswa yang begitu tahu ia diterima di UIM, langsung ia keluar dari kampusnya. Namun -qadarullah- ia gagal lolos di MCU karena mengidap penyakit hepatitis. Maka saya sarankan bagi yang sedang menempuh studi di universitas lain supaya mengambil cuti saja, untuk berjaga-jaga apabila terjadi hal yang tak diinginkan.
4. Sesudah MCU serahkan surat dari GAMCA dan bukti pembayaran klinik ke pihak JR untuk pengambilan hasil. Pengambilan hasil akan dilakukan oleh pihak JR.
Menunggu (lagi)
Sesudah melengkapi semua dokumen yang diperlukan dan setelah hasil FIT dari MCU anda 'dipaksa' menunggu lagi. Yup MENUNGGU LAGI. Menunggu proses penerjemahan dokumen dan legalisirnya di berbagai instansi terkait. Biasanya proses ini memakan waktu yang cukup lama karena berbagai sebab. Nah di proses ini kesabaran kita diuji lagi. Setelah penasaran menunggu pengumuman, sekarang was-was menunggu keberangkatan. Pertanyaan bertubi-tubi datang kembali, dari yang sebelumnya "kapan pengumuman?" menjadi "kapan berangkat?". Rasa antusias dan tak sabar dari beberapa calon mahasiswa menjadi-jadi. Disini ketua angkatan berperan penting sebagai perantara pihak JR dengan calon mahasiswa. Ketua angkatan harus terus memantau perkembangan pengurusan dokumen dan berkomunikasi dengan pihak JR sebagai wakil dari teman-temannya yang lain. Hal ini dilakukan supaya teman-teman calon mahasiswa lain tidak 'menggangu' Ust Baharmus maupun pihak JR terus-terusan. Coba bayangkan apabila setiap orang menelepon atau mengirim sms menanyakan kabar proses pengurusan kepada Ust Baharmus maupun pihak JR sementara calon mahasiswa sendiri berjumlah 100 lebih? capek pastinya. Dan tentunya Ust Baharmus beserta pihak JR juga memiliki kesibukan lain, maka hendaknya ketua angkatan sebagai wakil dari teman-temannya terus meng-update informasi terbaru dari JR.
Akhirnya...
Penantian sekian lama dalam ketidak jelasan status kita, bosan menunggu, lelah ditanya "kapan berangkat?", Allah memberi jalan keluar...
Setelah semua proses selesai maka pihak JR menginformasikan tentang keberangkatan. Sehari sebelum keberangkatan biasanya diadakan technical meeting dengan Ust Baharmus dan pihak JR, entah itu di hotel atau gedung pertemuan (akan diinformasikan) untuk membahas masalah teknik keberangkatan. Di meeting itu juga akan diserahkan kembali berkas-berkas yang kita kumpulkan beserta terjemahannya beserta tiket pesawat (simpan baik-baik jangan sampai hilang). Meeting berlangsung dari pagi sampai sore (tenang..ada makan-makan kok hehe).
Sebelum berangkat ke Jakarta persiapkan semuanya dengan baik, karena anda tidak cuma pergi ke luar kota namun anda pergi ke luar negeri!
(Bersambung lagi.....)
Mohon maaf
Perlu diperhatikan bahwa catatan ini dibuat berdasarkan pengalaman penulis, sehingga penulis tidak bertanggung jawab apabila ada perubahan sistem maupun tambahan biaya pada pengurusan tahun berikutnya...
